Bảng chấm công theo giờ trên Excel: tính giờ công, đi muộn, về sớm từ ảnh chấm công

Giữ bảng đơn giản, mỗi lượt có mặt là một dòng:

• A: Ngày (định dạng ngày, ví dụ 28/09/2026).
• B: Thứ, tính bằng =TEXT(A2;"dddd") để dễ nhận ra ngày nghỉ.
• C: Giờ vào và D: Giờ ra, định dạng giờ hh:mm.
• E: Phút nghỉ (số phút, ví dụ 60).
• F: Giờ làm, là số thập phân để cộng được.
• G: Đi muộn (phút), H: Về sớm (phút).
• I: Ghi chú, ví dụ "quên ra ca – đã xác nhận với quản lý".

Đừng gộp giờ vào và giờ ra vào một ô dạng "07:58–17:05": Excel không tính được chữ.

Excel lưu giờ dưới dạng phần của một ngày, nên 12 giờ là 0,5. Công thức cho ô F2:

• =MOD(D2−C2;1)*24−E2/60

MOD xử lý ca qua nửa đêm: vào 22:00, ra 06:00 vẫn ra 8 giờ thay vì một số âm. Định dạng cột F là Số với hai chữ số thập phân, đừng để dạng giờ, để còn cộng và nhân với đơn giá.

Nếu máy bạn dùng dấu phẩy để phân cách tham số, thay dấu chấm phẩy bằng dấu phẩy. Cài đặt vùng của Windows và macOS quyết định điều này, không phải phiên bản Excel.

Đặt giờ bắt đầu ca ở một ô cố định, ví dụ $L$1 = 08:00, giờ kết thúc ở $L$2 = 17:00, và số phút cho phép ở $L$3 = 5.

• Đi muộn (G2): =MAX(0;ROUND((C2−$L$1)*1440;0)−$L$3)
• Về sớm (H2): =MAX(0;ROUND(($L$2−D2)*1440;0)−$L$3)

Nhân 1440 để đổi phần của ngày ra phút. Có trừ phút cho phép hay không là quy định của công ty bạn; chỉ cần thống nhất và ghi ra. Với ca qua nửa đêm, hãy tính riêng, vì công thức về sớm ở trên giả định giờ ra cùng ngày với giờ kết thúc ca.

Phần lớn tranh cãi về bảng công không đến từ công thức mà từ những quy tắc chưa ai nói ra:

• Ca đêm tính vào ngày nào? Cách đơn giản nhất là tính trọn vào ngày bắt đầu ca.
• Nghỉ trưa trừ cố định hay theo thực tế? Nếu ca kết thúc lúc 12:30, có trừ đủ 60 phút không?
• Thiếu ảnh ra ca thì tính bao nhiêu giờ, ai được sửa, và cần ghi chú gì?
• Tuần bắt đầu từ thứ Hai hay Chủ nhật?
• Làm tròn giờ: theo phút, theo 15 phút hay không làm tròn?

Viết các câu trả lời lên đầu bảng hoặc thành một trang riêng. Người tính lương thay đổi thì quy tắc vẫn còn đó.

• Lấy giờ in trên ảnh, không lấy giờ tin nhắn được gửi. Ảnh gửi muộn vì mất sóng không có nghĩa là đi muộn.
• Chép theo ngày, đừng dồn cuối tháng: nhớ lại một lượt quên ra ca của ba tuần trước là việc gần như không thể.
• Đánh dấu rõ dòng đã sửa tay và lý do, để cuối tháng không ai thắc mắc.
• Gửi bảng cho từng người xem trước khi chốt lương. Người làm thường phát hiện sai sót nhanh hơn người tính.

Dùng =SUMIFS(F:F;A:A;">="&ngày_đầu;A:A;"<="&ngày_cuối) cho tổng giờ một khoảng thời gian, và =COUNTIFS(G:G;">0") cho số lần đi muộn. Nếu trả lương theo giờ, nhân tổng giờ với đơn giá ở một ô cố định, đừng gõ đơn giá vào từng công thức.